FAQ
Frågor och svar - FAQ
Arrangerande av utskottsmöten
Hur ofta skall förbundsutskottsmöten anordnas?
Fungerande nätverk inom de olika fackområdena är grunden för NVF:s verksamhet. Alla medlemmar i utskotten bör kunna träffas regelbundet och delta i planering och förverkligande av utskottets arbete. Därför skall förbundsutskottsmöten hållas en gång per år och vid behov oftare.
Var skall utskottsmötena hållas?
Utskottsmötena skall hållas så att arrangemangs- och deltagandekostnaderna är rimliga och fördelas så rättvist som möjligt mellan länderna. Av praktiska skäl är det dock ofta nödvändigt att det ledande landet under sin period svarar för en större del av mötena.
Kan man hålla möten utomlands?
Utskottsmötena skall hållas inom Norden. Om utskottsarbetet av speciella skäl skulle förutsätta ett möte eller ett studiebesök i ett annat än nordiskt land, bör skriftlig ansökan med motiveringar lämnas till förbundssekretariatet för godkännande.
Vem kan hålla möten på Färöarna eller i Island?
Endast utskott med medlemmar från Färöarna eller Island får hålla utskottsmöten i respektive land.
Mötet kräver godkännande av mottagarlandets avdelningsstyrelse, som också har rätt att begränsa antalet utskottsbesök per år. Anhållan kan skickas direkt till respektive avdelningsstyrelse med kopia till förbundssekretariatet eller alternativt till förbundssekretariatet, som för saken vidare.
Utskott utan medlemmar från Färöarna eller Island kan av nämnda länders avdelningsstyrelser inbjudas till möte eller seminarium för att förmedla information om utskottets arbete eller något aktuellt tema inom utskottets verksamhetsområde. Utskottens eventuella egna förslag till dylika möten eller seminarier skall sändas till förbundssekretariatet, som för saken till behandling i sekreterarutskottet och mottagarlandets styrelse. Protokoll från utskottsmöten När skall protokoll föras?
Protokoll skall föras vid alla förbundsutskottsmöten, ordförande/sekreterarmöten och avdelningsutskottsmöten.
I seminarier kring valda teman skrivs i allmänhet inte protokoll. Materialet och diskussionerna bör dock dokumenteras på annat sätt (rapporter, Internet, artiklar).
Vem skall protokollen sändas till?
Förbundsutskottens protokoll (förbundsutskottsmöte och ordförande/sekreterarmöte) skall sändas till alla avdelningssekretariat och till de egna avdelningsutskotten.
Förbundssekretariatet (avdelningssekretariatet i förbundets ledande land) behöver en komplett serie av förbundsutskottens protokoll för att kunna göra en fullständig dokumentation av kongressperioden.
Avdelningsutskotten skall sända sina mötesprotokoll till respektive avdelningssekretariat och om möjligt, med beaktande av språk, till de andra egna avdelningsutskotten.
Avdelningssekretariaten arkiverar alla nationella utskottsmötens protokoll.
När skall protokollen skickas?
Protokollen behövs för att medlemmar och sekretariat kan följa med verksamheten och ta del av informationen. Protokollen bör därför skrivas genast efter mötet och distribueras inom två veckor.
Var finns utskottens protokoll sparade?
NVF strävar efter öppenhet i sin kommunikation. Av den anledningen rekommenderas det att utskotten sparar protokollen på sin hemsida. Kostnader och avgifter Skall kostnaderna för normala arbetsmöten täckas med deltagaravgifter?
Genom roterande ordförandeskap i utskotten och dess arbetsgrupper fördelas såväl ledaransvar som ekonomiskt ansvar jämnt på lång sikt.
Normala arbetsmöten, som ordförande/sekreterarmöten och arbetsgruppsmöten, skall i första hand ordnas på någon av medlemmarnas egen arbetsplats. Kostnaderna fördelas genom att variera mötesland. Med andra ord rekommenderas det inte att uppbära deltagaravgift vid dessa möten.
Vid förbundsutskottsmöten, där deltagarantalet är betydligt större och programmet mångsidigare, har man ofta av praktiska skäl gått in för deltagaravgifter med vilka man täcker t.ex. måltids-, mötesrums-, transport- och övernattningskostnader. Avgifterna bör motsvara de faktiska kostnaderna, vilket vid behov bör kunna verifieras.
Skall kostnader för seminarier täckas med deltagaravgifter?
Kostnaderna för seminarier (nordiska och baltiska) skall täckas med deltagaravgifter. Avgifterna skall dimensioneras så att de täcker kostnaderna för arrangemanget. Eventuell vinst, som uppstått t.ex. genom ett större deltagarantal än budgeterat, tillfaller NVF i arrangörslandet. Observera att vinsten inte kan gå till något av medlemsföretagen eller någon utomstående part.
Arrangerande av utskottsmöten
Hur ofta skall förbundsutskottsmöten anordnas?
Fungerande nätverk inom de olika fackområdena är grunden för NVF:s verksamhet. Alla medlemmar i utskotten bör kunna träffas regelbundet och delta i planering och förverkligande av utskottets arbete. Därför skall förbundsutskottsmöten hållas en gång per år och vid behov oftare.
Var skall utskottsmötena hållas?
Utskottsmötena skall hållas så att arrangemangs- och deltagandekostnaderna är rimliga och fördelas så rättvist som möjligt mellan länderna. Av praktiska skäl är det dock ofta nödvändigt att det ledande landet under sin period svarar för en större del av mötena.
Kan man hålla möten utomlands?
Utskottsmötena skall hållas inom Norden. Om utskottsarbetet av speciella skäl skulle förutsätta ett möte eller ett studiebesök i ett annat än nordiskt land, bör skriftlig ansökan med motiveringar lämnas till förbundssekretariatet för godkännande.
Vem kan hålla möten på Färöarna eller i Island?
Endast utskott med medlemmar från Färöarna eller Island får hålla utskottsmöten i respektive land.
Mötet kräver godkännande av mottagarlandets avdelningsstyrelse, som också har rätt att begränsa antalet utskottsbesök per år. Anhållan kan skickas direkt till respektive avdelningsstyrelse med kopia till förbundssekretariatet eller alternativt till förbundssekretariatet, som för saken vidare.
Utskott utan medlemmar från Färöarna eller Island kan av nämnda länders avdelningsstyrelser inbjudas till möte eller seminarium för att förmedla information om utskottets arbete eller något aktuellt tema inom utskottets verksamhetsområde. Utskottens eventuella egna förslag till dylika möten eller seminarier skall sändas till förbundssekretariatet, som för saken till behandling i sekreterarutskottet och mottagarlandets styrelse. Protokoll från utskottsmöten När skall protokoll föras?
Protokoll skall föras vid alla förbundsutskottsmöten, ordförande/sekreterarmöten och avdelningsutskottsmöten.
I seminarier kring valda teman skrivs i allmänhet inte protokoll. Materialet och diskussionerna bör dock dokumenteras på annat sätt (rapporter, Internet, artiklar).
Vem skall protokollen sändas till?
Förbundsutskottens protokoll (förbundsutskottsmöte och ordförande/sekreterarmöte) skall sändas till alla avdelningssekretariat och till de egna avdelningsutskotten.
Förbundssekretariatet (avdelningssekretariatet i förbundets ledande land) behöver en komplett serie av förbundsutskottens protokoll för att kunna göra en fullständig dokumentation av kongressperioden.
Avdelningsutskotten skall sända sina mötesprotokoll till respektive avdelningssekretariat och om möjligt, med beaktande av språk, till de andra egna avdelningsutskotten.
Avdelningssekretariaten arkiverar alla nationella utskottsmötens protokoll.
När skall protokollen skickas?
Protokollen behövs för att medlemmar och sekretariat kan följa med verksamheten och ta del av informationen. Protokollen bör därför skrivas genast efter mötet och distribueras inom två veckor.
Var finns utskottens protokoll sparade?
NVF strävar efter öppenhet i sin kommunikation. Av den anledningen rekommenderas det att utskotten sparar protokollen på sin hemsida. Kostnader och avgifter Skall kostnaderna för normala arbetsmöten täckas med deltagaravgifter?
Genom roterande ordförandeskap i utskotten och dess arbetsgrupper fördelas såväl ledaransvar som ekonomiskt ansvar jämnt på lång sikt.
Normala arbetsmöten, som ordförande/sekreterarmöten och arbetsgruppsmöten, skall i första hand ordnas på någon av medlemmarnas egen arbetsplats. Kostnaderna fördelas genom att variera mötesland. Med andra ord rekommenderas det inte att uppbära deltagaravgift vid dessa möten.
Vid förbundsutskottsmöten, där deltagarantalet är betydligt större och programmet mångsidigare, har man ofta av praktiska skäl gått in för deltagaravgifter med vilka man täcker t.ex. måltids-, mötesrums-, transport- och övernattningskostnader. Avgifterna bör motsvara de faktiska kostnaderna, vilket vid behov bör kunna verifieras.
Skall kostnader för seminarier täckas med deltagaravgifter?
Kostnaderna för seminarier (nordiska och baltiska) skall täckas med deltagaravgifter. Avgifterna skall dimensioneras så att de täcker kostnaderna för arrangemanget. Eventuell vinst, som uppstått t.ex. genom ett större deltagarantal än budgeterat, tillfaller NVF i arrangörslandet. Observera att vinsten inte kan gå till något av medlemsföretagen eller någon utomstående part.
Rapporter
Vilka rapporter hör till NVF:s rapportserie?
Arbetet i utskottet eller dess arbetsgrupp dokumenteras i en rapport som läggs i rapportserien. Rapportnummer fås av Mikaela Jussila. Rapporten bör följa de grafiska anvisningarna för rapporter.
Seminarier kan dokumenteras i en seminarierapport, som i fråga om utseende följer reglerna för de numrerade rapporterna.
Behöver en elektronisk rapport ett rapportnummer?
En rapport kan göras enbart elektroniskt eller både tryckt och elektroniskt. Publiceringsformatet inverkar inte på övriga bestämmelser.
Vem har rätt att uppdatera medlemslistorna?
Medlemsförändringarna i utskotten beslutas i avdelningsstyrelserna. Först därefter införs förändringarna i medlemsdatabasen. För att basen skall hållas rätt uppdaterad har endast avdelningssekreterarna rätt att göra ändringar.