Internetpolicy
Internetpolicy
Innehåll:
- "NVF på Internet" - Policydokument
- Målsättning och principper
- Etiska frågor
- Upphovsrätt
- Sidornas innehåll och structure
- Roller och ansvar
- Upprätthållning av sidorena
Bilaga
1. NVF på Internet - Policydokument
Detta policydokument är ett arbetsredskap för förbundsstyrelsen, avdelningarna, utskotten och de kongressansvariga i förbindelse med uppbyggning och underhåll av NVF:s sidor på Internet.
Första versionen av dokumentet utarbetades 1998 av NVF:s utskott nr. 11 på uppdrag av förbunds-styrelsen. Dokumentet har sedermera uppdaterats flera gånger. På hösten 2005 har Temagrupp A, som ansvarar för utvecklandet och stödet av NVF: s interna och externa information och kommunikation, ansett det aktuellt att uppdatera Internetpolicyn igen och utarbetat den här till hands varande revideringen. Dokumentet har antagits av förbundsstyrelsen den 30.11.2007.
2. Målsättning och principer
NVF:s hemsida www.nvfnorden.org skall förstärka NVF: s nätverk och kommunikation mellan förbunds-styrelsen och utskotten, utskotten emellan, samt mellan NVF och omvärlden. Detta innebär, att den skall:
• fungera som ett medel för effektiv förmedling av information och resultat från utskottens arbete till medlemsorganisationerna och branschen i övrigt
• innehålla uppdaterade väg- och trafikfackliga länkar/adresser till verksamheter i Norden samt adresser till motsvarande organisationer i resten av världen
• erbjuda besökarna en aktuell samling av nyheter från NVF och branschen i övrigt
• fungera som ett forum för branschens studeranden, nyutexaminerade och branschens arbetsgivare (NvfJob)
• erbjuda utskotten verktyg som skall underlätta det praktiska arbetet i utskotten
• fungera som kanal för marknadsföring och profilering av förbundet.
Sidan skall ha en enhetlig, överordnad struktur, en sammanhängande design och en klar ansvars-fördelning (vem gör vad). Sidan skall på regelbunden basis tjäna besökarna med ett uppdaterat och aktuellt innehåll och eventuellt också som forum för facklig diskussion.
3. Etiska frågor
Förbundssekretariatet har ansvaret för att övervaka att den information som läggs ut på NVF:s sidor etiskt och innehållsmässigt överensstämmer med NVF:s målsättningar och verksamhetsprinciper. Detta motsvarar det ansvar som gäller i förbindelse med utgivning av rapporter, artiklar m.m. i NVF:s namn.
NVF är en ickekommersiell organisation. Dess sidor skall avspegla denna situation. Ett utskott kan presentera sig med exempelvis relevanta länkar till verksamheter och produkter inom utskottets arbetsområde, men direkt eller indirekt reklam för verksamheter eller produkter skall klart vara åtskilt från NVF:s sidor. NVF:s sidor kan länkas till medlemsorganisationernas hemsidor. Det rekom-menderas också att NVF:s medlemsorganisationer länkar egna hemsidor till NVF:s sidor.
4. Upphovsrätt
Upphovsrätten till Internetsidorna bör i princip följa samma riktlinjer som för NVF:s publikationer. Detta innebär att informationen inte skall omfattas av ekonomisk upphovsrätt. Den information som läggs ut skall göras tillgänglig utan begränsningar eller krav på ekonomisk kompensation. Om bilder, foto eller annat publiceras måste rättighetshavaren ha godkänt detta. En sådan godkännelse bör kunna dokumenteras av avdelningen eller utskottet i fråga.
5. Sidornas innehåll och struktur
www.nvfnorden.org skall bestå av
• förbundets huvudsidor
• utskottens sidor
• avdelningarnas sidor
• Via Nordicas sidor.
Utöver de ovannämnda sidorna skall www.nvfnorden.org fungera som portal till sidor för övrigt nordiskt samarbete inom branschen.
Huvudsidorna samt utskottens och avdelningarnas sidor skall byggas upp enligt samma mall med hänsyn till både utseende, innehållstyper och ämnesstruktur, så att de som söker information så lätt som möjligt finner fram till den.
Via Nordicas sidor kan varje gång inför kongressen byggas upp på ett sätt som stöder kongressens egen profil och egna behov. Det är dock viktigt att kongressen tydligt kan uppfattas som en del av NVF:s verksamhet och generella profil.
Huvudsidorna skall innehålla:
• namn, struktur och beskrivning av verksamheten
• förteckning över ordförande/ledare, sekreterare och övriga medlemmar i förbundsstyrelse, avdelningsstyrelse och utskott
• rapporter och beställningsblanketter
• länkar till utskottens, avdelningarnas och Via Nordicas hemsidor
• aktuell information om förbundets aktiviteter
Intresserade skall inte behöva känna till NVF:s organisation för att finna information. Innehållet på sidorna bör därför ideellt sett vara sökbart. En god innehållsförteckning skall vara en del av sidan.
Förbundet bör sträva till att huvudsidan, utskottens, och avdelningarnas sidor utgör en fungerande helhet.
På utskottens sidor skall följande finnas:
• utskottets namn och en beskrivning på dess verksamhet
• information om ordförande och sekreterare från ledande land samt övriga länder
• länk till medlemsförteckningen på förbundets huvudsidor
• rapportförteckning
• länk till rapportregistret
• utskottets verksamhetsplan - eller länk till sådan
• översikt över intressanta länkar inom utskottets intresseområde
• länkar tillbaka till huvudsidan.
På avdelningarnas sidor skall följande finnas:
• avdelningens namn och beskrivning av avdelningens verksamhet
• information om ordförande och sekreterare samt avdelningsstyrelsen
• länk till medlemsförteckning
• länk till rapportregistret
• länk tillbaka till ingångssidan.
Innehållet på Via Nordicas sidor bestäms av kongressorganisationen.
Följande principer gäller alla sidor:
• www.nvfnorden.org är den officiella ingångssidan också när en besökare skall in och läsa utskottens, avdelningarnas eller Via Nordicas sidor
• sidorna måste vara enkla och användarvänliga och följa layoutmallen
• sidorna bör vara sparsamma när det gäller "utsmyckning" utanför layoutmallen
• ingångssidan bör kunna läsas utan behov för att rulla ner sidan ("scrolling")
• huvudmenyn som ligger i topp- och sidobalken på ingångssidan skall följa med på underliggande sidor
• NVF:s logo skall finnas med på ingångssidan och på övriga sidor enligt layoutmallen
• ingångssidan skall innehålla information om vem som är den centrala informationsansvarige samt e-postadresser till generalsekreterare, till webbmas-tern samt till den informationsansvarige för sidan i fråga.
• ingångssidan till NVF centralt skall innehålla upplysningar om NVF med officiell adress, telefon- och faxnummer och e-postadress. Denna information skall inte dupliceras på utskottens sidor
• sidorna/dokumenten skall vara tydligt daterade och revisionsdatum skall framgå.
• det skall finnas en länk från www.nvfnorden.org till utskottens och avdelningarnas ingångssidor.
• språket på sidorna skall följa möjliga bestämmelser om Internetsidor i förbundets språkpolicy.
Tekniska anvisningar beträffande utformningen av sidorna finns i bilagan.
6. Roller och ansvar
Förbundssekretariatet
Förbundssekretariatet har huvudansvaret för NVF:s huvudsidor. Generalsekreteraren ansvarar för sidornas utseende och innehåll.
En informationsansvarig skall utses för det praktiska arbetet och för samordning mot avdelningar, utskott och kongressen. Vid behov kan man utse en redaktör eller redaktion som eventuellt kan vara ett gemensamt nordiskt forum.
Förbundssekretariatet utformar ramar för utskottens, avdelningarnas och kongressens sidor i form av en layoutmall för utseende och riktlinjer för innehållstyper och ämnesstruktur. Mallar utformas för att säkra en likadan struktur på de olika sidorna.
Förbundssekretariatet skall erbjuda ett serverutrymme åt de utskott som vill utnyttja NVF:s serverutrymme.
NVF centralt har inget uppdateringsansvar gällande utskottens, avdelningarnas eller kongressens sidor, men eftersom alla ovannämnda skall ha sina egna hemsidor, måste de kunna erbjudas den hjälp som krävs för att detta skall vara möjligt. Målet bör vara att alla dessa sidor samlas under ett och samma domän och att uppdateringen sker med ett webbaserat verktyg.
E-post sänt till NVF skall vidaresändas till den person saken berör.
Utskotten
Utskotten har ansvar för sina egna sidor inom de visuella och andra ramar förbundssekretariatet bestämmer för sidornas utformning och innehåll. Utskottet i fråga måste än så länge själv ta ställ-ning till var sidorna fysiskt skall ligga. Praktiska faktorer kan göra det lönsammare att ha sidorna på ett serverutrymme i ett annat land än huvudsidorna. Detta bör gälla tills förbundet kan erbjuda ett centralt serverutrymme och verktyg (CMS) för uppdatering av hemsidorna.
Samtliga utskott skall ha en utnämnd informationsansvarig som har hand om att utskottets sidor uppdateras samt förmedlar utskottens nyheter till huvudsidan. Den närmare ansvarsfördelningen inom utskotten kan variera från utskott till utskott.
Generalsekreteraren har det redaktionella ansvaret för utskottens sidors struktur, innehåll och ut-formning. Det praktiska ansvaret för innehållet på utskottets sidor har den person som utnämnts till utskottets informationsansvarig. På alla sidor skall det vare möjligt att identifiera en kontaktperson /författare som kan svara på frågor om innehållet på webbsidan i fråga.
Kontroll görs i efterhand. Om utskottet publicerar sidor som inte uppfyller strukturmässiga, innehålls-mässiga, layoutmässiga eller andra krav, kontaktas sidans kontaktperson eller författare. Vid behov kan generalsekretariatet avskaffa sidor som inte uppfyller kraven. Sidans redaktör/webbmaster kan även bes att utföra önskade ändringar. Om påpekelsen anses vara oberättigad, måste detta i så fall tas upp med utskottet. Förbundets informationsansvarige skall vid alla tillfällen vara i stånd till att identifiera kontaktperson/författare för samtliga sidor.
Avdelningarna och Via Nordica
Ovanstående regler om roller och ansvar gällande utskotten gäller parallellt för avdelningarnas och Via Nordicas sidor.
Samarbetsorganisationerna/-aktiviteterna i övrigt nordiskt samarbete
På sidan www.nvfnorden.org utarbetas en portal som innehåller en fältbeskrivning och länkar vidare till samarbetsorganisationernas/-aktiviteternas hemsidor. Samarbetsorganisationerna/-aktiviteternas sidor upprätthålls av gruppernas egna ansvarspersoner.
Kontaktpersonerna
För varje underliggande sida skall det finnas en kontaktperson som kan svara för innehållet. Det kan vara författaren eller en annan utsedd person. Personens namn bör synas i dokumenten.
7. Upprätthållning av sidorna
När information publiceras på hemsidan måste den som publicerar materialet ha klart för hur länge materialet skall finnas tillgängligt på nätet. De informationsansvarige skall se till att föråldrat mate-rial ersättas med aktuellt.
Uppgifter som är äldre än från föregående kongressperiod skall inte sparas på Internet, om de inte är relevanta av annan orsak. Utskotten och avdelningarna kan dock dokumentera innehållet vid behov, för att spara material också från tidigare kongressperioder.
Utskottens sidor skall inte användas till arkiv för t.ex. stora mängder av bilder i stora filformat från möten, seminarier eller dylikt. Innehållet skall vara relevant för utskottets och förbundets verksamhet eller för branschen i allmänhet.
Förbundssekretariatet har huvudansvaret för att alla NVF:s sidor fortsättningsvis upprätthålls och att sidorna inte innehåller irrelevant eller oaktuell information.
BILAGA
Tekniska anvisningar för NVF:s Internetsidor
Sidlängder och filstorlekar
Med sida menas här ett dokument som kan läsas direkt via webbläsaren, utan nerladdning. Full-ständiga rapporter kan ligga på sidorna för nerladdning utan någon egentlig begränsning på filstorlek.
• Längre sidor bör delas upp och göras tillgängliga via en innehållsförteckning med länkar.
• Ikoner och knappar bör inte överstiga 2-3 kb.
• Logotyper bör inte överstiga 7-12 kb.
• Grafik/bilder bör vara max. 60-80 kb. Bilder som placeras på serven för nerladdning kan vara större. Det bör dock tas i beaktande, att serverutrymmet inte skall fungera som arkiv för bilder i stort format. Bilder som placeras på servern bör vara max. 250 kb.
• Om det förekommer stora filer eller filer med stora bilder eller mycket grafik, bör användaren göras uppmärksam på detta genom att meddela filstorleken.
Färger
• Det skall normalt framgå om en text är en länk (Texten visas exempelvis med blå färg och understruken)
• Bakgrundsfärgen för löpande text bör vara ljus och texten bör stå i klar kontrast mot bakgrunden.
• NVF:s logo skall ha korrekta färger. Logon skall vara tillgänglig som gif-fil i ett par storlekar.
• Färgskalan på sidorna begränsas till ett antal basfärger. Färgläggningen av sidornas innehåll, t.ex. text, tabeller, skall följa samma färgschema som används i menyerna.
Typsnitt
Typsnittet på hemsidan skall vara Verdana. Storleken är 10 px i brödtext. En mindre textstorlek, 8 px, kan användas för korta texter och länkar t.ex. i marginalen.
E-postadresser
E-postadresser i textformat kan orsaka skräppost (spam). Ifall det anses nödvändigt, kan e-post-adresser publiceras i bildformat som gif-filer.
Utskottens och avdelningarnas Internetadresser
Alla avdelningars och utskotts hemsidor nås via länkar från www.ptl.fi/NVFnorden. När utskotten anger utskottets adress ger de adressen till huvudsidorna www.nvfnorden.org. Därifrån skall det vara lätt att navigera till det utskotts sida man önskar besöka.
Publikationsprogram, servermjukvara etc.
Mall och mjukvara skall vara tillgängliga från ett ställe. Sekretariatet har ansvar för den praktiska tillgängligheten.
Det ställs inga krav på hur webbsidorna fysiskt skall göras eller placeras på nätet, men det rekommen-deras att de lösningar som väljs förenklar en senare flyttning av sidorna till ny webbmaster, ifall en central lösning inte tagits i bruk.
Dokumentformat
De filer som finns på hemsidorna skall vara sparade i ett filformat som 1) kan läsas av samtliga besökare (t.ex. pdf) och 2) inte tar stort utrymme. Samtliga filer skall alltid sparas ekonomiskt när det gäller filstorlek.