Go to navigation

FAQ

Frågor och svar - FAQ

Att arrangera utskottsmöten

Hur ofta ska utskottsmöten anordnas?
Fungerande nätverk inom de olika fackområdena är grunden för NVF:s verksamhet. Alla medlemmar i utskotten bör kunna träffas regelbundet och delta i planering och förverkligande av utskottets arbete. Därför ska utskottsmöten hållas minst en gång per år.

Var ska utskottsmöten hållas?
Utskottsmöten ska hållas så att arrangemangs- och deltagarkostnaderna är rimliga och fördelas så rättvist som möjligt mellan länderna.

Kan man hålla möten utomlands?
Utskottsmöten ska hållas inom Norden. Om utskottsarbetet av speciella skäl skulle förutsätta ett möte eller ett studiebesök i ett annat än nordiskt land, bör skriftlig ansökan med motivering lämnas till förbundssekretariatet för godkännande.

Vem kan hålla möten på Färöarna eller i Island?
Endast utskott med medlemmar från Färöarna eller Island får hålla utskottsmöten i respektive land. Mötet kräver godkännande av mottagarlandets avdelningsstyrelse, som också har rätt att begränsa antalet utskottsbesök per år. Anhållan kan skickas direkt till respektive avdelningsstyrelse med kopia till förbundssekretariatet eller alternativt till förbundssekretariatet, som för saken vidare.

Utskott utan medlemmar från Färöarna eller Island kan av nämnda länders avdelningsstyrelser inbjudas till möte eller seminarium för att förmedla information om utskottets arbete eller något aktuellt tema inom utskottets verksamhetsområde. Utskottens eventuella egna förslag till dylika möten eller seminarier ska sändas till förbundssekretariatet, som för saken till behandling i sekreterarutskottet och mottagarlandets styrelse.

Protokoll från utskottsmöten

När ska protokoll föras?
Protokoll ska föras vid alla utskottsmöten och ordförande/sekreterarmöten .
Vid seminarier kring valda teman skrivs i allmänhet inte protokoll. Materialet och diskussionerna bör dock dokumenteras på annat sätt.

Var finns utskottens protokoll sparade?
NVF strävar efter öppenhet i sin kommunikation. Utskotten ska därför publicera protokollen på utskottets sida på förbundets webbplats.


Kostnader och avgifter 

Ska kostnaderna för normala arbetsmöten täckas med deltagaravgifter?
Ekonomiskt stöd till arrangemang i regi av utskotten kan sökas hos NVF-avdelning i det land där mötet kommer att äga rum.

Normala arbetsmöten, som ordförande/sekreterarmöten och arbetsgruppsmöten, ska i första hand ordnas på någon av medlemmarnas egen arbetsplats. Kostnaderna fördelas genom att variera mötesland. Med andra ord rekommenderas  inte deltagaravgift vid dessa möten.

Vid utskottsmöten, där deltagarantalet är betydligt större och programmet mångsidigare, kan  man  av praktiska skäl ta ut  deltagaravgifter som  täcker t.ex. måltids-, mötesrums-, transport- och övernattningskostnader. Avgifterna bör motsvara de faktiska kostnaderna, vilka vid behov bör kunna verifieras.

Ska kostnader för seminarier täckas med deltagaravgifter?
Kostnader för seminarier (nordiska och baltiska) ska täckas med deltagaravgifter. Avgifterna ska dimensioneras så att de täcker kostnaderna för arrangemanget. Eventuell vinst  tillfaller NVF i arrangörslandet. Observera att vinsten inte kan gå till något av medlemsföretagen eller någon utomstående part.

Medlemmar 

Hur godkänns nya utskottsmedlemmar?

Nya utskottsmedlemmar måste alltid godkännas av en avdelningsstyrelse.

Rutin för nya medlemmar

Vem har rätt att uppdatera medlemslistorna?
Medlemsförändringarna i utskotten beslutas i avdelningsstyrelserna. Först därefter införs förändringarna i medlemsdatabasen. För att basen ska hållas rätt uppdaterad har endast avdelningssekreterarna rätt att göra ändringar.