Go to navigation

Arkiv - 2006 -2008

Kommunikationsmøder Arkiv

Herunder kan du finde referater, der er uploadet fra NVFs gamle hjemmeside.

 

Möte 29.04.2008 Helsingfors

Möte 30.10.2007 Köpenhamn

Möte 06.03.2007 Malmö

Möte 02.09.2006 Oslo

Möte 28.11.2006 Vaasa

 

 

 

 

Temagrupp A Information och kommunikation PROTOKOLL 1 (2)

Möte 29.04.2008 Helsingfors

Närvarande:

Ordf. Juha Söderlund

Sekr. Mikaela Jussila

Mikkel Bruun Andrew Langkjaer

Siri Ulvin Ulf Helldahl

G. Pétur Matthíasson

Ditte Kilsgaard Møller

1. Öppning

Juha Söderlund hälsade alla deltagare välkomna och öppnade mötet.

2. Protokollet från föregående möte den 29-30.10.2007 i Köpenhamn

Protokollet från mötet i Köpenhamn godkändes.

3. Aktuellt i olika länder sedan sist

Sverige: Ulf berättade att anläggningsmarknaden fortsatt är stark i Sverige, en ökning förväntas i volymen. VV Produktion skall bolagiseras 2009, också VV Konsult skall sam-organiseras med Banverket Projektering. Banverket Produktion bolagiseras först 2010. VV Produktion ser väldigt positivt på saken. Ny chef på VV Produktion Per-Olof Wedin. Alla myndigheter och verk överses. Transportstyrelsen planeras för att öka samarbetet mellan de olika transportslagen. Vägverket kommer att tappa ett stort antal medarbetare i samband med detta. Huvudkontoret planeras placeras i Norrköping. VV ser också över sin beställarorganisation. Ökad central samordning av upphandlingen. Utvecklingen av OPS-projekt går långsamt framåt. Domen i det stora kartellmålet kom på sensommaren. Alla delaktiga fälldes. Skanska och VV Produktion har valt att inte överklaga. Ulf berät-tade att han börjat jobba med bolagiseringsprocessen och jobbar inte mer som informa-tionschef. Norge: Siri berättade att volymen i anläggningsbranschen har gått ner, kapaciteten ökar. Diskussion om hur vägproduktionen skall finansieras. Mesta skall få ny vd. Finland: Juha berättade att den trafikpolitiska utredningen är färdig. Fokus på klimatför-ändringen. Utredningens redogörelse presenterar vägprojekt som behöver realiseras, med den nuvarande investeringsnivån är det frågan om en lång period. Varje regering skall i början av sin verksamhetsperiod komma ut med en motsvarande redogörelse. Destia (f.d. Vägaffärsverket) bolagiserades i början av året. Diskussioner om vägavgifter i huvudstadsregionen på gång. Kommunikationsministeriet utreder fortsatt en samman-slagning av väg-, ban- och luft. Inrikesministeriet utreder samtidigt en nedläggning av lä-nen och en omfördelning och sammanslagning av den regionala fördelningen av officiel-la instanser, vilket också gäller vägdistrikten. Island: Pétur berättade att Vegagerdin har valt Hreinn Haraldsson till ny generaldirektör för ett år. Diskussioner om att utöka Vegagerdins verksamhet också till luft- och hamnsi-dan (produktion). Stora diskussioner på grund av den s.k. "färjeskandalen". Stora an-läggsprojekt på gång. Stor nedgång i ekonomin. Lastbilschaufförer protesterar mot höga bränslepriser och vilotidsregler. Danmark: Andrew berättade om att Danmark har en ny trafikminister sedan ca 6 måna-der, stor fokus på eftersläp i uppehåll av vägkapitalet. Vejdirektoratet fyller 60 år, Vejtek-niskt institut blir 80 år. Arbetsgrupp bildats på tre år för att lösa problemet med prisstig-

PROTOKOLL 2 (2) Möte 29.04.2008 Köpenhamn

ningarna i de skandinaviska länderna. Vägprojekt har blivit framflyttade på grund av att pengar fördelas på ett annat sätt än planerat. Mikkel berättade att trafiksäkerheten i Danmark har gått drastiskt ner. Stora ökningar i antalet trafikdöda. Man vet inte än vad de stora svängningarna beror på. Brist på arbetskraft i Danmark på alla sektorer, också inom vägbranschen. I januari kom infrastrukturkommissionen med en rapport där man rekommenderade ett större bruk av ITS. Fokus också på "trekantsområdet". Mikkel be-rättade om sitt deltagande i ERA-NET ROAD med samarbetsprojekt om klimatändringar. Ditte berättade om en klimat och miljö -grupp som utreder processer inom vägsektorn och deras effekter på klimat och miljö.

4. Nytt på NVFnorden.org (besökare, NVFJob mm.) + den nya hemsidan, som Island har planerat

Mikaela berättade kort om besöken på hemsidan. Besökarantalen har gått upp under hela perioden. Pétur presenterade den kommande hemsidan som isländska avdelning-en arbetat aktivt med. En del detaljer är ännu öppna när det gäller hemsidan, bl.a. språ-ket på hemsidan.

5. Checklista för arrangemang och kommunicering av seminarier i NVF:s regi/enkätresultaten

Enkäten sändes ut efter förra mötet och resultaten har blivit utsända till gruppen tidigare. Resultaten diskuterades. Checklistan behövs och verkar vara ett verktyg som behövs, man bör utöka marknadsföringen av checklistan (bl.a. på kick-off i september) och pla-cera den så att den är lättare att hitta på hemsidan.

6. Verksamhetsplan, uppdatering (?) och utvärdering av perioden 2004-2008

Gruppen gick igenom verksamhetsplanen (den sista versionen) och målsättningarna. Sammanlagt har gruppen haft nio möten under periodens gång. Man har fortsättningsvis inte nått alla medlemmar i förbundet och aktiverat utskotten tillräckligt. Det bör man för-bättra ännu under nästa period.

7. Diskussion om gruppens framtid/gruppen i NVF:s strategiska plan, sammansätt-ning och verksamhet under nästa period, eventuellt datum av första möte osv.

Det är fortfarande i detta skede helt oklart hur gruppen kommer att se ut nästa period när det gäller dess sammansättning.

8. Via Nordica i Helsingfors 9-11.6.2008/eventuella gemensamma aktiviteter

Gruppens medlemmar anländer till och åker från Helsingfors lö/sö - ons/to. Programmet verkar vara packat för de flesta, så det ser ut att vi möts på Get together, men inte ar-rangerar något eget.

9. Eventuellt

Inga andra ärenden diskuterades.

10. Avslutning

Juha tackades för denna period och för den fina middagen dagen före. Juha tackade för sin egen del. Mötet avslutades.

Mikaela Jussila

 

Temagrupp A Information och

kommunikation

PROTOKOLL 1 (3)

Möte 30.10.2007 Köpenhamn

Närvarande:

Ordf. Juha Söderlund

Sekr. Mikaela Jussila

Mikkel Bruun

Andrew Langkjaer

Siri Ulvin

G. Pétur Matthíasson

Ditte Kilsgaard Møller

1. Öppning

Juha Söderlund hälsade alla deltagare välkomna och öppnade mötet.

2. Presentation av medlemmarna i gruppen

Medlemmarna presenterades för varandra under middagen kvällen före.

3. Protokollet från föregående möte den 5-6.3.2007 i Lund och Malmö

Protokollet från mötet i Malmö godkändes. Man konstaterade dock att internetpolicyn

inte togs upp på förbundsstyrelsemötet i augusti.

4. Aktuellt i olika länder sedan sist

Finland: Destia (Vägaffärsverket) bolagiseras i årsskiftet. Möjligheten för att införa vägavgifter

för den tunga trafiken utreds. Kostnadsförslagen för stora vägprojekt har stigit

med t.o.m. 30 %, vilket har lett till framskjutningar. Ministeriet undersöker nu vad detta

beror på. Juha berättade om det seminarium om kvalitetskontroll som arrangerades i

slutet av sommaren. Det kom fram att utförarens egenkontroll inte räcker i projekten. En

trafikpolitisk redogörelse inleds på våren. Fortfarande utreds ett sammanslaget trafikverk.

En del diskussioner om behovet av nordiskt samarbete vs. europeiskt samarbete. Juha

skickar en kopia av en artikel som publicerats i Hufvudstadsbladet.

Danmark: Val i Danmark om ett par veckor. Ny transportminister. Energiområdet bli möjligen

separerat från trafikområdet inom ministeriet. Inte tillräckligt med pengar för vägprojekt.

Budgeterna har inte hållit, priserna har varit mycket högre än beräknat. En undersökning

av det danska vägnätet på gång för att möjligen höja hastigheterna från 80

till 90 på en del vägar. Delade meningar om detta.

Island: Ny regering för lite över ett år sedan. Ny trafikminister. Mycket större anslag nu

än tidigare. En del av pengarna skall från andra källor än statskassan, t.ex. via PPP. 2 +

2 väg planeras i alla riktningar från Reykjavik. Stort tunnelprojekt i Reykjavik, kostnaderna

dock mycket större än man först beräknat, kan leda till att projektet inte blir av, andra

alternativ finns. "Färjeskandal" på grund av prisstigning i anskaffning av färja.

Norge: Ny GD i vegvesenet, före detta samferdselsminister Terje Moe Gustavsen. Man

undersöker nya finansieringsformer. En rapport har utkommit om ämnesområdet på

MEF:s beställning. Diskussion om det finns kapacitet bland entreprenörerna för vägprojekt.

Det finns det, anser anläggsbranschen i Norge.

5. Nytt på NVFnorden.org (besökare, NVFJob mm.)

Mikaela berättade kort om besöken på hemsidan osv. En kort rapport har sänts ut åt

PROTOKOLL 2 (3)

Möte 30.10.2007

Köpenhamn

medlemmarna före mötet. Besökarantalen har fortsatt stigit, gruppen har nått sitt mål på

12 000 sessioner i år (i oktober ca 15 000).

6. Verksamhetsplan (rapportering och uppdatering på hösten 2007)

Man uppdaterade verksamhetsplanen för den sista delperioden. Mikaela skriver in ändringarna.

I samband med genomgång av verksamhetsplanen diskuterades även det hur vi kunde

få studenterna med i verksamheten och lära känna den bättre, med tanke på att stöda

förbundets strategi. Man föreslog åter att utskotten på sina öppna seminarier skulle ha

friplatser för studeranden, och att information om detta skulle sändas åt de berörda högskolorna

i samband med marknadsföringen av seminarierna.

Uppgifter som kvarstår:

- Enkät gällande checklista (utförs omedelbart, se punkt 8)

- Diskussion on kongressavis/marknadsföring av kongressen

- Marknadsföring av NvfJob + i anknytning till detta allmän information åt högskolorna

om NVF och vad NVF kan erbjuda de studerande.

7. Gruppens framtida verksamhet och sammansättning

Under denna punkt diskuterades förbundets strategiska plan (utkast 29.10.2007). Man

ansåg att det var helt rätt att ge temagruppen en roll som en stödfunktion.

Ändringsförslag:

Information och kommunikation bör nämnas i punkt 2.3 Organisation och styrning. Även

sekreterarutskottet saknas ur beskrivningen i punkt 2.3. Ett organisationsschema bör

även presenteras i strategin.

Konkret förslag på text i punkt 2.3: Till förbundsstyrelsen finns knutet ett förbundssekretariat,

ett sekreterarutskott och en grupp med ansvar för information och kommunikation.

I punkt 5.4: Den valda linjen

framgår...;

Tillägg i första punkten: koordinering och utveckling av...;

Fjärde punkten: utvecklandet och upprätthållandet av...

Det bör redas ut på vilket sätt verksamheten skall planeras för gruppens del inför nästa

period. Gruppens sammansättning diskuterades. Vem blir ordförande för nästa period?

Pétur? Man behöver tydliga anvisningar/tankar av generalsekreteraren om hurudan

gruppens sammansättnings skall vara i.o.m. den förändrade rollen. Juha tar upp detta

med P-H Appel.

Pétur föreslog att ordföranden kunde komma från Island, medan sekreterarfunktionen

kan cirkulera under mötena. Problematiskt är dock, varifrån den utförande resursen skall

tas. Det är viktigt att den person som arbetar med hemsidan också är med i gruppen.

Ulf, Gunilla (moderskapsledig) och Johanna (moderskapsledig fr.o.m. slutet av året) tillfrågas

om deras fortsättning. Mikkel och Andrew får fortsätta i nästa period, det föreslås

att Ditte officiellt är en suppleant för dessa. Juha kommer att avsluta sin NVF-karriär i

slutet av perioden, Mikaelas fortsättning är på alla sätt oklar. Man ansåg att det bör vara

minst två medlemmar från varje land. Siri tror hon kan få tillstånd av sin arbetsgivare att

fortsätta även i nästa period. En andra person behövs från Norge, gärna från

vegvesenet. Pétur tar kontakt med Vegvesenets informasjonsstabsledare Sissel Faller

för att få ett förslag til person.

8. Checklista för arrangemang och kommunicering av seminarier i NVF:s

regi/frågeformulär för utredning av utskottens erfarenheter

Gruppen diskuterade hur enkäten skall uppbyggas. Mikaela utarbetar en dummy och

PROTOKOLL 3 (3)

Möte 30.10.2007

Köpenhamn

gruppen får testa den och kommentera före enkäten skickas ut.

- Enkäten sänds ut med länk till checklistan till samtliga ordföranden och sekreterare

Frågor:

- Känner du till checklistan

- Har du utnyttjat den

- Anser du att den varit dålig...bra

- Vad har varit nyttigt?

- Vad kan förbättras?

9. Kongressavis och annan kongressrelaterad kommunikation

Mikaela berättade om den kommande kongressavisen. Den 15 november hålls det första

redaktionsmötet i Oslo. Redaktionens sammansättning är långt den samma som år

2004, vilket ansågs vara positivt.

Gruppmedlemmarna ombads sända förslag på vilka medier i de respektive länderna

skall utnyttjas när det gäller marknadsföring av kongressen. Nu gäller det markandsföring

i form av artiklar eller annonser med tanke på att locka deltagare till kongressen,

inte utställare. Sänd dessa inom denna vecka till Mikaela. Om grafik av nåt slag behövs,

även färdiga annonser osv., kontakta Mikaela. I Danmark skall en artikel skrivas för följande

nummer av Dansk Vejtidskrift.

10. Eventuellt

Inga andra ärenden diskuterades.

11. Nästa möte

Nästa möte hålls eventuellt på Island den 9 maj, med ankomst den 8 maj.

Mikaela Jussila

 

Temagrupp A Information och

kommunikation

PROTOKOLL 1 (3)

Möte 06.03.2007 Malmö

Närvarande:

Ordf. Juha Söderlund

Sekr. Mikaela Jussila

Johanna Majamäki

Gunilla Freij

Ulf Helldahl

Siri Ulvin

Gäst: Andrew Lankjaer

1. Öppning

Juha Söderlund hälsade alla deltagare välkomna och öppnade mötet.

2. Protokollet från föregående möte 28.11.2006 i Vasa

Protokollet från mötet i Vasa godkändes.

3. Aktuellt i olika länder sedan sist

- Finland: Riksdagsvalet i mars kan ha en inverkan på olika vägrelaterade frågor. För tillfället

diskuteras vägavgifter och infraverk, infraverksärendet förbereds som bäst på

kommunikationsministeriet. Man utreder etablering av en regionnivå i Vägförvaltningen.

Vägaffärsverket heter numera Destia.

- Danmark: Mycket arbete har lagts ner på att införliva de nya medarbetarna i Vejdirektoratet

efter kommunalreformen. Varje region har fått sitt eget tyngdpunktsområde. Man

har arbetat med att göra kommunikationen enhetlig i samtliga sex "vejcenter".

- Sverige: alla svenska myndigheter skall ses över med syfte att effektivisera verksamheten.

Bolagisering av Vägverket Produktion och Banverket Produktion planeras. Förslag

på ändring av den administrativa strukturen. Antalet län skall minskas från 22 till 6 -

10 st. framtill 2012. Väg- och anläggningsmarknaden har haft två väldigt goda år. 2007

är utpekat som Trafiksäkerhetsåret. Många åtgärder har vidtagits för ökad trafiksäkerhet,

vilket har gett resultat, även om nollvisionens delmål med 270 trafikdöda/år inte kommer

att nås.

- Norge: Anläggsmarknaden har mått väl i flera år nu. Finansieringsformer diskuteras,

ex. offentlig/privat, långsiktig finansiering osv. Søfteland har fått lov att sitta kvar som

vägdirektör in i 2008. Ras i tunnlar har orsakat diskussion om Statens vegvesen och säkerhetsfrågor.

Fremskrittspartiet har föreslagit en ny finansieringsform: privat finansiering

med fortsatt kompensation av staten.

4. Nytt på NVFnorden.org

Mikaela berättade att "NordBalt-biblioteken", dvs. Nordic-Baltic Transportation Libraries

har fått en sida på nvfnorden.org:

http://ptl.fi/NVFnorden/document.asppage=

document&objno=72532.htm

.

5. Verksamhetsplan, uppdatering hösten 2006

Verksamhetsplanen genomgicks för att se över målsättningarna. Verksamhetsplanen

behöver uppdateras vid nästa möte.

6. Checklista för arrangemang och kommunicering av seminarier i NVF:s regi

Man beslöt att utarbeta enkäten om bruk av checklista för seminarier via e-post.

PROTOKOLL 2 (3)

Möte 06.03.2007

Malmö

7. Internetpolicy efter behandling i sekreterargruppen

Internetpolicyn har godkänts av sekreterargruppen och skall behandlas av förbundsstyrrelsen

i augusti.

8. NVFJob, nuläge

- Marknadsföring har riktats not högskolor i Finland och Sverige (i detta skede inte i

andra länder på grund av det låga antalet länkar inom respektive land på NvfJob).

- Väldigt god respons i Finland.

- Årets kampanj, även om den utförts enbart i två länder än så länge, har visat ett rejält

mycket större antal sessioner på NvfJob än i fjol.

- Mikaela fortsätter med att få in fasta länkar på sidan -> följs av kampanj i Norge, Danmark,

Island och Färöarna.

9. Informationspaket för nya medlemmar och medlemsorganisationer (inkl. marknadsföring

av nvfnorden.org)

Gruppen gick igenom informations-PowerPointen och gjorde ytterligare ändringar: Datum

på alla + webbadress + bilder på alla sidor + en slide om hur man blir medlem. Mikaela

gör ändringarna och publicerar ppt:n på NVF Intra.

Man ansåg att det fortfarande behövs nåt som kan delas ut och som innehåller webbadressen,

t.ex. en bra, fungerande penna, nyckelringslampa el. dylikt, ingen trycksak.

10. Kongressavis och annan kongressrelaterad kommunikation

Andrew Lankjaer berättade om kongressavisen 2004. Kongressavisen kom ut under

kongressdagarna (pappersversioner) + 1 nummer efter kongressen (pdf).

Vegen og vi har lovat sända två medarbetare som skall ta del i redaktionsarbetet. Det är

viktigt att en i redaktionen är grafiker. Man diskuterade sponsoreringen av avisen och på

basen av den danska avdelningens erfarenhet ansåg Andrew att det kunde vara klokt att

lämna t.ex. en halv sidas annons öppen för intresserade sponsorer på kongressen (dvs.

annonsutrymmet säljs på kongressen).

Man bör göra ett beslut om hur kritisk avisen skall vara.

Viktigt att ha en engelsk del i avisen för att betjäna de kongressdeltagare som inte förstår

de nordiska språken.

Mikaela bad de övriga gruppmedlemmarna hjälpa till med att välja en person per land till

redaktionen (utanför eller innanför tema A).

Gruppen var överens om att konceptet i Danmark var bra. Fyra nummer, varav ett förproducerat

nummer, ansågs vara fungerande.

Viktigt att ha en plats i avisen som fungerar som utrymme för kongressprogram för dagen,

möjliga ändringar osv.

Man ansåg det viktigt att få en person med från Island. Man kunde även tänka sig att ha

ett bredare bruk av engelska i tidningen, i skillnad till den förra avisen. Likaså är det viktigt

att få med färöisk och isländsk synvinkel, t.ex. få de olika vägdirektörernas synpunkter

på olika teman (förproducerat), om man utgår från att ha ett tema per nummer. Viktigt

också, ansåg Andrew, att ha en professionell fotograf.

11. Eventuellt

Tema F, kommentarer till tyngdpunktsområden, verksamhetsformer och

utskottsstruktur:

- Det bör tydligare lyftas fram att NVF bör rekrytera unga experter.

- Det bör poängteras, att information och kommunikation och handikappfrågor även i

fortsättningen är genomgående teman.

- Det behövs ett utskott för finansieringsfrågor (vägavgifter osv.) och ett för beställaroch

utförarfrågor.

- Man bör se trafiken som helhet i stället för att fokusera på vägbranschen.

PROTOKOLL 3 (3)

Möte 06.03.2007

Malmö

Man beslöt att ytterligare kommentarer sänds åt Mikaela inom pågående vecka (senast

den 9 mars).

Genomgång av inbjudan till seminarium om beställar-/utförarsamarbete.

Man diskuterade behovet av nya medlemmar i temagruppen. Gruppen har bjudit in

Andrew Langkjaer i gruppen för att ha två danska medlemmar. Andrew diskuterar

frågan med sin förman och Marianne Worm, den danska avdelningssekreteraren. Island

skall också utnämna en medlem inom kort. Inger Lise Sagmo kommer enligt

norske sekreterare Kjell Levik inte att fortsätta i gruppen på grund av tidsbrist. Man

ansåg dock att en norsk medlem i tillägg till Siri skulle vara nödvändig.

12. Nästa möte

Nästa möte hålls preliminärt den 29 - 30 oktober i Danmark.

13. Avslutning

Ordföranden tackade för mötet och för det ypperliga arrangemanget.

Mikaela Jussila

 

 

Närvarande:

 

Ordf. Juha Söderlund

Sekr. Mikaela Jussila

Mikkel Bruun

Siri Ulvin

1.       Öppning
Juha Söderlund hälsade alla deltagare välkomna och öppnade mötet.

2.       Aktuellt i olika länder sedan sist
Finland: Vägförvaltningen har fått en efterföljare till nuvarande generaldirektören Eero Karjaluoto. Den nya generaldirektören Jukka Hirvelä börjar den 1 januari 2007. Man har på kommunikationsministeriet beslutat att fortsätta de planer som finns för att sammanslå Vägförvaltningen, Sjöfartsverket och Banförvaltningscentralen .

Norge: Regeringen har beslutat att fullfölja den nationella transportplanen, vilket betyder stora investeringar i vägarna.

Danmark: Den länge förberedda kommunalreformen tar start fr.o.m. 1 januari 2007.

Danska avdelningens bullerseminarium var lyckat och resultaten/innehållet finns att läsas på danska avdelningens hemsida.

NVF:
Isländska avdelningen anser också det vara viktigt att det i temagruppen ingick en isländsk medlem. Temagruppen väntar på beslut från NVF Island.

Tema F har tagit fram förslag på möjliga verksamhetsmodeller i förbundet.
1) Traditionell modell, där nyttan främst uppstår genom utbyte av erfarenheter och information i de relativt stabila nätverk som består av utskottens medlemmar.
2) Ny modell, där utskotten är forum för konkret projektinriktat samarbete för hela branschen.
3) Kombination av nätverks- och projektmodell.

Förbundsstyrelsen var av den klara åsikten att det inte räcker med att utskotten enbart bildar ett nätverk som träffas och byter erfarenheter. Betydelsen av nätverksbildandet skall på inget sätt undervärderas, men utskotten skall också kunna ges uppdrag av både akuta och mera långvariga slag.

Dokumentet finns att läsas på:
http://ptl.fi/NVFnorden/priv/TemaF/

Hur syns kommunikationen
? Effektivare kommunikation mot omvärlden, bl.a. effektivare kommunikation mellan utskottsmedlemmar och bakgrundsorganisationer, öppna seminarier.

Tema A kan bidra till de startseminarier som arrangeras i de nationella avdelningarna i början av kongressperioden.

3.       Protokollet från föregående möte 3 - 4.9.2006 i Oslo
Protokollet godkändes. En del av de ärenden man kommit överens om att göra är fortfarande ogjorda. Dessa ärenden skall tas hand om med en gång.

4.       Verksamhetsplan 2007 - 2007 (uppdatering på hösten 2006)
Verksamhetsplanen gicks igenom och kommenterades. En del ändringar gjordes i målen för den sista delperioden. Till en stor del skrevs planen om med hänsyn till att planen svarar på frågorna: vad?, när?, vem?. Aktören är Mikaela om inget annat är sagt.

Mikkel sänder en pdf av den artikel han skrivit till Dansk Vejtidskrift om kommunikation.

Man diskuterade vad förbundet kan erbjuda branschens studeranden just nu: NvfJob, stipendier och friplatser på varje NVF-seminarium. Finns det andra saker? Kan nåt nytt skapas?  

5.       Checklista för arrangemang och kommunicering av seminarier i NVF:s regi
Checklistan godkändes och den tas upp på förbundsmötet den 30 november. En nyhet om checklistan publiceras efter det (Mikaela).

6.       Informationspaket för nya medlemmar och medlemsorganisationer (inkl. marknadsföring av nvfnorden.org)
På grund av den brist på kunskap om NVF som finns bland utskottsmedlemmar, medlemsorganisationer och studenter, krävs ett informationspaket. Sekreterargruppen har bett tema A att planera ett sådant och det kunde bestå av tre delar: En broschyr el. likn., mer utförlig information på hemsidan och en PowerPoint-presentation.

Man diskuterade informationspaketet. Tanken att ha hela informationspaketet på webben kom upp. Man bör skapa en ingång på hemsidan (t.ex. under Vad är NVF?) som är synlig och klar för såväl studenter som nya utskottsmedlemmar/medlemsorganisationer. Inne på detta område finns både länkar till för mottagargruppen aktuella sidor inom nvfnorden.org och PowerPoints med olika fokus för olika situationer.

Då detta presenteras för sekreterargruppen skall man också gå igenom de frågor som bör komma fram i presentationen: Vad vill och bör de nya medlemsorganisationerna/utskottsmedlemmarna veta?

För att komma igång påbörjas arbetet med en allmän presentation för nya utskottsmedlemmar och medlemsorganisationer.
Samtliga gruppmedlemmar sänder per e-post en förteckning om vad en sådan presentation skall innehålla (vilka ämnesområden) inom en vecka, dvs. senast onsdagen den 6.12..

7.       Kongressavis och annan kongressrelaterad kommunikation

En kongressavis planeras för Via Nordica 2008.

Gruppen diskuterade kongressavisens målsättning:
- Hjälpa deltagarna att få ut mer av kongressen.
- Förstärka den nordiska gemenskapen bland kongressdeltagarna
- Hålla kongressen levande
- Marknadsföra seminarier, utställning osv. på kongressen
- För marknadsföring av förbundet och förbundets hemsida
- Vid bruk av annonsutrymme i avisen: hjälpfinansiering för kongressen

Mikkel föreslog att ha en avis per undertema i kongressen. Stor fokus på dagens tema med flera artiklar. En visuell synlighet i de olika temana, som på så sätt skiljer temat från de övriga artiklarna.

Man beslöt att bjuda in Andrew Langkjaer på nästa möte den 5 - 6 mars i Lund för att få höra mer om kongressavisen i 2004. 

Mikaela sänder samtliga kongressaviser från 2004 i elektroniskt format till gruppens medlemmar så att de kan bekanta sig med materialet på förhand.

8.       NVF: s synlighet i branschmedierna
Med hjälp av den checklista som utarbetats skall också förbundets synlighet ökas i branschmedierna. De kontakter som redan finns till branschmedier skall uppehållas. Fortsatt går man ut för att göra förbundet synligt särskilt via dess seminarier. Från och med januari kommer Mikaela att följa med frekvensen av NVF-relaterade ärenden i Magenta News'  träffar. Samtliga gruppmedlemmarna rapporterar då de vet att artiklar el. dylikt angående NVF publiceras i medierna.

9.       NvfJob
Man beslöt att Mikaela kontaktar stora medlemsorganisationer för att nå de nyformulerade målen i verksamhetsplanen och placera in allt fler stadigvarande länkar till organisationernas rekryteringssidor. NvfJob kräver en marknadsföring gentemot medlemsorganisationer och högskolor varje vår då sommarjobben publiceras. NvfJob kommer också att lyftas fram i det informationspaket som planeras för studeranden (se punkt 6).

10.   Eventuellt
Inga fler ärenden behandlades.

11.   Nästa möte
Nästa möte hålls den 6 mars med ankomst den 5 på kvällen i Lund.

12.   Avslutning
Ordföranden tackade för ett lyckat och effektivt möte.

                                        

Mikaela Jussila

 

Temagrupp A Information och

kommunikation

PROTOKOLL 1 (3)

Möte 02.09.2006

Oslo

Närvarande:

Ordf. Juha Söderlund

Sekr. Mikaela Jussila

Mikkel Bruun

Siri Ulvin

Inger Lise Sagmo

Gunilla Freij

1. Öppning

Juha Söderlund hälsade alla deltagare välkomna och öppnade mötet.

2. Aktuellt i olika länder sedan sist

- Finland: EU-orförandeskap, ny järnvägssträcka mellan H:fors och Lahtis, ny GD i Vägförvaltningen

fr.o.m. årsskiftet, Juhani Tervala är ny avdelningschef i kommunikationsministeriet,

ny informationschef Anna Jokela i Vägförvaltningen.

- Danmark: Drastiskt nedfall i dödsfall i trafiken, tankar på att det är "klippekortsystemets"

inverkan. Vejdirektoratet har i och med kommunalreformen fördubblat sin personal,

sex vägcentrum i Danmark. Ny kommunikationsstrategi för Vejdirektoratet på kommande,

ny presschef Brian Christensen, ny strategi för forskning, utveckling och demonstration

(synliggörelse av FoU-resultat osv.). NVF-seminarium om buller i Köpenhamn

den 9 - 10 november.

- Norge: fokus på vägstandard och -underhåll. Statsbudgeten offentliggörs den 6 oktober.

Nu informationsdirektör i Statens Vegvesen, Sissel Faller. Vegkapitalprosjektet,

dokumentation och analys av "vedlikeholdsetterslepp" + "Gjenanskaffelseverdi". Mer på

www.vegkapital.net

.

- Sverige: Omorganisation: huvudkontoret uppdelat i två: löpande verksamhet + kundnytta

och nya tjänster. FoU uppdelat i dessa två delar. Trafiksäkerhetsmålen i nollvisionen

uppnås inte i den takt som planerats. Riksdagsval i september. Omröstning om

trängselskatten i september.

- Juha föreslog att denna del av mötet utvecklas vidare. Man kunde planera de saker

som tas upp ännu bättre för att förbereda vad man tänkt säga.

3. Protokollen föregående möten 25.4.2006 i Arlanda

Protokollen godkändes.

4. nvfnorden.org numera

Sedan senaste möte har inga större förändringar skett på nvfnorden.org. Hemsidans

mest besökta del är fortsättningsvis NVF Nyheter. För att vidareutveckla denna del av

hemsidan har förbundsstyrelsen godkänt förslaget att ta i bruk ett kommersiellt nyhetssystem,

Magenta News på en testperiod på ett år. Utskotten har allt mer aktivt medverkat

i hemsidans nyhetsutbud, mest genom att marknadsföra sina seminarier samt för att

sprida information om seminariernas innehåll och slutsatser.

Medlemsorganisationerna finns på nvfnorden.org i sitt

eget register.

5. Våra förslag (till tema F) på utveckling av förbundets kommunikation

a) Checklista för arrangemang och kommunicering av seminarier

Mikkel och Siri har arbetat med förslaget på checklista. Förslaget presenterades och

diskuterades.

- Mikaela sänder

NordBalt-seminarielänken till de övriga och gör en dummy senast till

fredagen den 8 september av upplägget på hemsidan på basen av det utarbetade förslaget.

Den slutgiltiga versionen skall vara färdig senast i oktober och godkänns vid Vasamötet.

Länk till dummy

(http://ptl.fi/NVFnorden/intra/NVF_seminarier.htm)

PROTOKOLL 2 (3)

Möte 02.09.2006 Oslo

b) införing av KOMMUNIKATION som en stadigvarande punkt på dagordningen vid förbundsutskottsmötena.

Dessa ärenden kan presenteras på både förbundsmötet och avdelningarnas årsmöten.

6. NVF:s externa kunskapsutväxling

a) den av Mikkel sända artikeln om NVF i Dansk Vejtidsskrift

Man diskuterade artikeln och möjligheter att få fram förbundet i branschens tidskrifter i

de olika länderna. Man var enig om att man bör utgå från ett tema och föra fram förbundets

verksamhet via detta. Man beslöt att Mikkel kontaktar Allan Carstensen (författare

till den danska artikeln) för att låta honom kommentera checklistan som representant för

utskotten.

b) ”NVF i fickformat”

Man diskuterade åter behovet av någon typ av informationsblad. Det står oklart vilket

syfte en sådan typ av broschyr skulle ha, samt vem som är den tänkta målgruppen. Man

diskuterade även sambandet mellan denna och informationspaketet i punkt 7, samt hur

arbetet inom tema F påverkar t.ex. inval av medlemmar i utskotten (skall en NVF i fickformat

fungera som marknadsföring av förbundet till potentiella nya medlemmar osv.).

7. Informationspaket för nya medlemmar

Diskussionen gällande punkt 6 rörde även denna punkt, man beslöt att återkomma till

ärendet vid ett senare tillfälle.

8. Vår kundorientering (förfrågan av tema D)

Frågorna behandlades och en del korrigeringar gjordes i förslaget. Den slutliga versionen

sänds av Mikaela till utskott 21 (tema D).

9. Inventering av NVF:s verksamhet 2005 (Juhas sammanfattning)

En genomgång av utskottens verksamhet gjordes på basen av den sammanfattning

Juha har sammanställt. Det verkar som om förhållandet mellan O/S-möten och förbundsutskottsmöten

är orealistiskt med tanke på den verksamhet som förverkligas. Utskottens

verksamhet är problematisk - något som hör under tema F:s mandat - förbundsmötenas

andel är liten, vilket bidrar till att kunskapsutväxlingen från förbundet (utskottet)

till utskottsmedlemmarnas bakgrundsorganisationer (arbetsgivare) lider. Det är

även oklart hur stor del av utskottsmedlemmarna som deltar i förbundsmötena. Man bör

kräva en mer noggrann rapportering av utskottsverksamheten på utskottens hemsidor.

10. Uppdatering av verksamhetsplanen

Verksamhetsplanen bör omskrivas till stor del.

- Juha uppdaterar planen i september och de övriga gruppmedlemmarna kommenterar i

oktober. Mikaela gör ändringarna och levererar planen.

11. Internetpolicyn, NVFJob, Islands representant i vår grupp

- Juha sänder Internetpolicyn åt Mikaela som kontrollerar att samtliga överenskomna

ändringar har gjorts och levererar policyn åt generalsekreteraren.

- Vägverkets stadiga länk på NvfJob saknas, Gunilla tar tag i saken.

- Inget nytt gällande den isländska representanten i tema A. Mikaela tar upp ärendet då

övriga kongressperiodsärenden diskuteras med den isländska avdelningen.

12. Eventuellt

- Inger Lise föreslog att man i fortsättningen skulle använda mindre tid på möten och annat

program för att undvika att två hela arbetsdagar går åt för att hålla ett möte på fyra,

fem timmar. Man borde räkna med att man kan resa till mötesort efter arbetstid. Punkt 2

på agendan kan behandlas redan kvällen före i samband med middagen, för att spara

lite tid.

- Mikaela kontrollerar flyg till och från Stockholm med hänsyn till Vasamötet.

PROTOKOLL 3 (3)

Möte 02.09.2006

Oslo

13.

Nästa möte 27.-28.11.2006 i Vasa

14.

Avslutning

Juha tackade för ett lyckat arrangemang och ett gott möte.

Mikaela Jussila

 

 

 

Möte 28.11.2006 

Vaasa

 


 

Möte 28.11.2006 Vaasa

 


Deltagare:
Pär-Håkan Appel (ordf.)
Anders Jansson
Eskil Sellgren
Otto Schiøtz

Asbjørn Hovd

Thorir Ingason

Juha Söderlund

Siri Ulvin

Mikkel Bruun
Ulf Helldahl
Mikaela Jussila (sekr.)

            
          

 

- Pär-Håkan Appel (Tema F) önskade för tema F:s del temagrupp A välkommen till mötet och presenterade gruppmedlemmarna inom Tema F. Juha Söderlund (Tema A) presenterade temagrupp A och dess medlemmar. P-H Appel berättade om bakgrunden till tema F samt om gruppens arbete och de utförda enkäterna.

- Mikkel Bruun (Tema A) presenterade tema A:s analys (se bilagan) av enkäterna 1 & 2. Analysen diskuterades. En definition av seminarier och medföljande checklista kan i sig själv effektivisera kommunikationen om och arrangemanget av seminarier. Val av målgrupp leder till typ av arrangemang (möte/seminarium), seminariets storlek, medier osv. Efter seminariet följer något slag av marknadsföring av resultatet > igen följer val av målgrupp, medier, typ av dokumentation osv. Tema A utvecklar checklistan och övrigt planerat vidare.

- Grupperna diskuterade vilken funktion ett NVF -utskott skall ha? Om en funktion är att förmedla information/kunskap, måste man underlätta medlen till att kommunicera, för att utskotten på ett så enkelt sätt som möjligt skall kunna sprida ut informationen i sina egna organisationer > NVF:s och utskottsmedlemmarnas funktion är något som borde tas upp som en punkt i stadgarna. Skall arbetet inom NVF vara till nytta för enbart utskottsmedlemmarna eller skall arbetet gå ut på att både lyfta sin egen kunskapsnivå och föra ut informationen inom sin egen organisation?

- Det krävs att man gör utskottsmedlemmarna medvetna om att de bör diskutera fram målsättningar, målgrupper och motiv för arbetet.

- Juha Söderlund berättade om nvfnorden.org och om de nyheter som publiceras där. Nyhetsbrevet har varit omtyckt och fungerat väl med ca 850 mottagare. NvfJob har startats upp i början av året, än krävs dock arbete för att marknadsföra sidan. nvfnorden.org kunde utvecklas vidare när det gäller kunskapsutveckling.

- Frågan om en NVF "folder" eller visitkort som nämnts av ett utskott har tidigare diskuterats i form av "NVF i fickformat" på Tema A:s möten utan slutligt resultat.

- Blivande medlemmar och deras organisationer måste informeras om vad NVF är och vad utskottsarbetet går ut på. På detta sätt är både medlemmen och dess arbetsgivare medveten om vad som krävs/kan väntas. Tema A fick uppgiften att planera ett informationspaket (innehåll, stil, attityd, struktur) för nya medlemmar som ännu inte påbörjat arbetet inom NVF. PIARC:s Blue Guide nämndes som ett dåligt exempel att ta en titt på. Tema A var överens om att före detta arbete kan utföras krävs en definition av NVF:s linje i framtiden.

- Mötet avslutades och P-H Appel tackade för deltagandet. Ett liknande möte mellan gruppernas skall hållas ännu under denna kongressperiod.   

Mikaela Jussila