Go to navigation

Checklista Seminarier

NVF-seminarierna är kunskapsförmedling

Seminarierna är en viktig del av NVF-utskottens kunskapsspridning och därför har Kommunikationsgruppen utarbetat en checklista. Listen kan vara till nytta vid utskottens planering av seminarier, som enligt utskottsmedlemmarna betraktas som förbundets viktigaste medium för kunskapsspridning .

Checklistan ställer viktiga frågor

Checklistan hjälper bl.a. till med att finna rätt kanal för det man vill säga. Den består dels av ett antal frågor som bör ställas och dels av ett exempel på kronologin inom kommunikationen. Varje seminarium eller arrangemang behöver en kommunikationsplan, som denna checklista också kan inspirera till. Vid arrangemang av NVF-seminarier bör man välja en kommunikationsansvarig som vid behov kan kontakta medlemmarna inom kommunikationsgruppan, som kan hjälpa genom att t.ex. kommentera seminariets kommunikationsplan, eller diskutera kommunikationsrelaterade frågor och fungera som bollplank för idéer.

Möte eller seminarium?

När arrangerar man ett seminarium, när håller man ett vanligt utskottsmöte? Då man svarar på fråga ett i checklistan svarar man även på denna fråga. Om det man vill framföra är något sådant som kan intressera också andra än utskottets egna medlemmar, varför då inte arrangera ett seminarium?

"Kompetens utan gränser" är en vision som kräver att vi riktar blicken utåt och tänker "Är detta något vi kan dela med oss av även till de övriga utskotten och/eller till omvärlden?".

Ett seminarium kan bestå av föreläsningar, workshops, paneldiskussioner osv.

Ett seminarium skall alltid vara öppet.

Ett "internt" seminarium inom utskottet är ett möte. Genom att skilja på dessa underlättar man även marknadsföringen av NVF-seminarierna. Ett utskottsmöte kan vid behov arrangeras i samband med seminariet. För att bygga upp en profil för NVF-seminarierna är det även viktigt att de visuellt ser likadana ut. Därför finns nu en designguide som underlättar den grafiska delen av seminarieplaneringen.   

Checklista
Vad är det som skall framföras?

Är det nytt eller är det bekant sedan förr?
Varför är det viktigt just nu?
Målgrupper:
Vem intresserar sig för ämnet?

Fackfolk (vägsektorn: myndigheter, entreprenörer, konsulter osv.) eller offentligheten
Medlemsorganisationer
Studerande
Kunder
Konkurrenter
Partners
Politiker
Nationellt eller internationellt
Kan man vinkla ämnet så att det blir intressant för flera eller nya målgrupper?
Medier/Kanaler:

Seminarium (seminarium=öppet)?
Kan seminariet ersättas eller kombineras med andra medier/kanaler?
Artikel på hemsidan/i facktidning/annat
Vilka medier använder sig målgruppen och delmålgrupperna sig av?
Finns det något som kunde ge nyhetsrubriker i det som skall behandlas?
Syfte:
Varför arrangeras seminariet?

Kunskapsspridning
Möjlighet till att nätverka
Intäkter
Annat?
Budskap:

Vad är det viktigaste budskapet (rubrik)?
Delbudskap
Intresserar det målgruppen?
Primära effekter:

Personlig nytta för mottagaren/facklig synergi
Reaktioner
Publicitet/synlighet
Intäkter

2. Kronologisk/praktisk framskridning (exempel)

1. Val av ämne

2. Val av syfte

3. Val av målgrupp

4. Val av medium/kanal

5. Val av budskap

6. Val av (önskad) effekt

7. Val av kommunikationsansvarig

8. En notis som skall väcka intresset om det kommande seminariet på nvfnorden.org

9. Publicera nyhet om seminariet inklusive tid, plats, ämne (tema) och anmälning (evt. introduktionspris framtill ett visst datum)

10. Direkt e-post till NVF-medlemmar med länk till nyheten

11. Intranet, portaler, m.fl. Nyhet med länk på medlemsorganisationers intranet och portaler

12. nvfnorden.org – det slutliga programmet

13. Direkt e-post med länk til nvfnorden.org med program

14. Nyhet i facktidning

15. Invitation till pressen, förhandsöverenskommelse om artiklar med t.ex. facktidning

16. Pressmeddelande till dagstidningar – simultant med seminariet

17. Insamling av respons av deltagarna på seminariet

18. Avrapportering - CD-ROM med tack för deltagande

19. Nyhet om seminariet (innehåll, konklusioner, resultat, material) på nvfnorden.org

20. Artikel om resultaten i facktidning

21. Evalueringsmöte